Xây dựng văn hóa doanh nghiệp với không gian làm việc

Bạn thích bài của IMT? Cùng chia sẻ...

Văn hóa doanh nghiệp là gì?

Thuật ngữ “văn hóa doanh nghiệp”, hay “văn hóa công ty” xuất hiện và phổ biến từ những năm 1980. Hiểu một cách đơn giản, văn hóa tổ chức bao gồm cách một tổ chức thực hiện và thể hiện chức năng của chính nó.

Đó là các đặc trưng riêng của tổ chức và bao gồm 3 thành tố cơ bản:

  1. Các giá trị (Values): Về cái công ty làm, các nhiệm vụ, sứ mệnh và cách công ty thể hiện chúng.
  2. Các giả định (Assumptions): Các thái độ, thường là vô thức, được hình thành thông qua các quy trình và hành động của công ty, phản ánh suy nghĩ của các nhân viên trong công ty.
  3. Các hiện hữu (Artifacts): Về những thứ công ty thể hiện dưới dạng các dòng sản phẩm, công nghệ, quy trình, đồng phục, hay các kiến trúc.
Thành tổ của văn hóa doanh nghiệp
Thành tố của văn hóa doanh nghiệp

Không gian làm việc cung cấp nền tảng cho văn hóa doanh nghiệp

Không gian làm việc được cho rằng sẽ phản ánh được văn hóa doanh nghiệp. Khi thiết kế văn phòng làm việc, các công ty không nên chỉ xem xét các yếu tố về chi phí mà cần phải đánh giá mức độ hiệu quả. Xem không gian làm việc là một động lực thúc đẩy hiệu suất công việc. Cách tiếp cận có thể là xác định được văn hóa tổ chức hiện tại, so sánh với văn hóa mà tổ chức muốn hướng tới, sau đó thiết kế không gian làm việc hỗ trợ cho việc thúc đẩy thay đổi. Dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu việc liên kết giữa văn hóa và không gian làm việc để hiểu rõ hơn.

Các kiểu văn hóa trong tổ chức và ý tưởng thiết kế không gian làm việc

Vào năm 1983, sau khi xem xét nhiều nghiên cứu khác nhau, Robert Quinn và John Rohrbaugh chỉ ra hai chiều kích chính yếu trong một phạm vi rộng nhiều yếu tố, thực sự tạo nên văn hóa doanh nghiệp. Hai khía cạnh này trở thành nền tảng hình thành nên Khung giá trị cạnh tranh (Competing Values Framework). Khái niệm này xuất hiện thông qua các nghiên cứu chứng minh mối liên hệ giữa kiểu văn hóa doanh nghiệp (Culture Types) với hiệu quả doanh nghiệp (Organizational Effectiveness).

Hai chiều kích này bao gồm:

Linh hoạt với ổn định (Flexibility versus Stability)

Chiều kích này tập trung vào việc so sánh giữa: ra lệnh, kiểm soát với thích nghi, động lực. (ví dụ, một vài doanh nghiệp coi trọng các quản lý có khả năng thích nghi, linh hoạt; trong khi một vài doanh nghiệp khác thích những quản lý kiên định)

Bên trong với Bên ngoài (Internal versus External)

Chiều kích này phận biệt giữa việc định hướng nội bộ đến tích hợp, hợp tác và đoàn kết, với việc tập trung vào bên ngoài qua việc cạnh tranh, khác biệt hóa. (Ví dụ, một vài tổ chức ưu tiên ổn định các quy trình và các mối quan hệ nội bộ, trong khi các doanh nghiệp khác sẽ tập trung và việc nghiên cứu, triển khai các phân khúc thị trường)

các chiều kích của văn hóa doanh nghiệp
Các chiều kích của văn hóa doanh nghiệp

Kết hợp với nhau, 2 chiều kích này hình thành nên các góc phần tư với đại diện là một tập hợp các yếu tố riêng biệt, được phân loại bởi các cấp độ khác nhau của tổ chức. Mỗi góc phần tư tương ứng là Hợp tác (Collaborate), Sáng tạo (Create), Kiểm soát (Control), Cạnh tranh (Compete), đây là các ví dụ minh họa cho các loại hình văn hóa doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng trong việc nhận định sự khác nhau giữa các văn hóa doanh nghiệp, vì trong mỗi doanh nghiệp thường bị thống trị bởi 1 loại văn hóa, và bao gồm nhiều văn hóa phụ khác nhau.

các loại hình văn hóa doanh nghiệp
Các loại hình văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa hợp tác

Một tổ chức tập trung vào việc phát triển nội bộ dài hạn, xây dựng đội nhóm và hỗ trợ môi trường làm việc, thể hiện sự linh hoạt, quan tâm đến con người, và nhạy cảm với khách hàng.

Các ý tưởng thiết kế bao gồm:

  • Không gian tập trung vào đội nhóm thay vì cá nhân.
  • Không gian không có tính quy chuẩn.
  • Môi trường rất linh hoạt.
  • Không gian bố trí một cách tự nhiên.
  • Tính đóng khung của không gian bình thường.
Văn hóa doanh nghiệp: Hợp tác
Văn hóa doanh nghiệp: Hợp tác

Văn hóa sáng tạo

Một tổ chức tập trung vào việc làm những điều tiên phong bằng việc khác biệt hóa với môi trường bên ngoài bằng mức độ thử nghiệm và cá nhân cao.

Các ý tưởng thiết kế bao gồm:

  • Không gian tập trung vào đội nhóm thay vì cá nhân.
  • Không gian đội nhóm không có tính quy chuẩn.
  • Môi trường cực kỳ linh hoạt.
  • Không gian bố trí một cách tự nhiên.
  • Tính đóng khung của không gian thấp.
Văn hóa doanh nghiệp: Khởi tạo
Văn hóa doanh nghiệp: Khởi tạo

Văn hóa kiểm soát

Một tổ chức tập trung vào việc làm những việc đúng thông qua các quy trình nội bộ với mong muốn về tính ổn định và sự kiểm soát.

Các ý tưởng thiết kế bao gồm:

  • Không gian tập trung vào cá nhân thay vì đội nhóm.
  • Không gian thường đề cao tính quy chuẩn.
  • Môi trường làm việc chặt chẽ, có tính cố định.
  • Không gian làm việc được bố trí một cách có cấu trúc, và hệ thống hơn.
  • Tính đóng khung của không gian cao hơn.
Văn hóa doanh nghiệp: Kiểm soát
Văn hóa doanh nghiệp: Kiểm soát

Văn hóa cạnh tranh

Một tổ chức tập trung vào việc làm mọi thứ một cách nhanh chóng thông qua việc cạnh tranh với môi trường bên ngoài, và tập chung chủ yếu vào kết quả.

Các ý tưởng thiết kế bao gồm:

  • Không gian trung lập, không tập trung vào cá nhân hay đội nhóm.
  • Không gian kết hợp giữa tính quy chuẩn và không quy chuẩn.
  • Không gian bố trí một cách có hệ thống và cấu trúc hơn.
  • Tính đóng khung của không gian thấp.
Văn hóa doanh nghiệp: Cạnh tranh
Văn hóa doanh nghiệp: Cạnh tranh

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp qua thiết kế không gian làm việc

Thiết kế không gian làm việc với khu vực làm việc chung, phòng họp, và các khu vực làm việc cá nhân có thể hỗ trợ hoặc cản trở hiệu suất doanh nghiệp. Việc thiết kế có thể được tham khảo từ Khung giá trị cạnh tranh (Competing Value Framework) để tạo ra không gian phù hợp nhất.

Doanh nghiệp cần xác định rõ văn hóa hiện tại của mình, định hình dung rõ về văn hóa, kết quả mong muốn hướng tới, từ đó có lộ trình xây dựng không gian làm việc rõ ràng và mang lại hiệu suất tốt nhất.

Bên cạnh đó, cần cân nhắc các yếu tố về văn hóa phụ trong tổ chức khi thiết kế không gian làm việc. Một tổ chức sẽ rất khó để xây dựng một loại văn hóa thuần nhất, sẽ có những văn hóa phụ được hình thành trong suốt quá trình phát triển của tổ chức. Các văn hóa phụ này có thể mâu thuẫn với các văn hóa lớn hơn, tuy nhiên sự khác biệt này là hiển nhiên và không phải một điều xấu, gây cản trở hay rối loạn hệ thống, ngược lại còn làm tăng hiệu quả hoạt động từng bộ phận (VD: Phòng Marketing và phòng Tài Chính sẽ có các văn hóa khác nhau). Do đó khi thiết kế không gian làm việc, cần lưu ý các yếu tố này để đảm bảo hài hòa nhất có thể về mặt văn hóa và hiệu suất hoạt động của tổ chức.

Tại IMT, phương thức tiếp cận khi thực hiện tư vấn xây dựng văn hóa tại doanh nghiệp cũng bắt đầu từ chẩn đoán văn hóa hiện tại, sau đó mới tiến hành tạo thay đổi, xây dựng văn hóa doanh nghiệp mới. Để tư vấn xây dựng văn hóa doanh nghiệp thành công, cần các yêu cầu sau:

  • Phải có sự đồng hành xuyên suốt giữa đội ngũ chuyên gia tư vấn từ IMT và đội dự án tại doanh nghiệp.
  • Đạt được sự cam kết của lãnh đạo cấp cao và đội dự án về việc thực hiện đến cùng.
  • Toàn bộ đội dự án phải có nhận nhức đúng về tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp.
  • Đội dự án có đủ năng lực yêu cầu: kỹ năng (Skill), Kiến thức (Knowledge), Thái độ (Attitude), để tham gia thực hiện dự án.

Xem thêm về các dịch vụ tư vấn doanh nghiệp của IMT tại đây

Thực hiện bởi: Trương Quốc Thông
IMT


Bạn thích bài của IMT? Cùng chia sẻ...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

028 36 200 600